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齐齐哈尔工程学院招标(采购)管理办法(修订)

2019-08-17 16:53:39   审核人:


第一章 总则

第一条  为了加强对学院招标(采购)工作的管理,规范学院招标(采购)行为,提高资金使用效益,保证采购质量,促进廉政建设,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》等国家法律、法规,制定本办法。

第二条  本办法所称招标(采购),是指学院各单位(部门)以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。

第三条  招标(采购)工作应当遵循公开、公平、公正和诚实守信的原则,并接受学院纪委、民管委的监督。

第四条  采购形式

(一)自行采购。预算5000元以下(含5000元)的采购项目由使用部门或承办部门自行采购。

(二)询价采购。预算5000元以上、50000元以下的采购项目由使用部门或承办部门询价采购。组成至少三人或以上询价组,采购前至少询价三家(含)以上(特殊情况除外,如垄断经营),并填写《齐齐哈尔工程学院采购询价单》,需加盖供应商单位公章(特殊情况供应商不予盖章的,由请购部门出具书面说明,部门一把手签字确认)、《齐齐哈尔工程学院采购询价汇总表》,报销时需提供采购询价单、采购询价汇总表。

(三)招标采购。预算单价10000元以上或批量50000元以上(含5万元)采购项目由使用部门或承办部门提出请购材料,以招标的形式采购大宗货物、工程和服务。

(四)定点采购。办公用品类(办公品、学院标识、耗材、五金日杂及印刷品)每年年初进行招标,选定供应商,各部门每月按需进行定点采购,采购流程图。

第二章  组织机构及职责

第五条  学院成立招标委员会,招标委员会是根据采购项目临时组建的机构,负责研究决定与招标工作相关事项

(一)招标委员会组成

1.招标委员会由招标委员会主任、评标组、监督组组成。招标委员会主任组建评标组,其中技术人员由请购部门上报给招标委员会主任,由招标委员会主任审定,详细组成如下:

招标委员会组成成员表

    

(二)招标委员会职责

1.贯彻执行国家有关招投标的法律、法规和政策,维护学院合法权益,负责招标项目的协调、管理工作。

2.审查确定投标人的资格。

3.按照招标文件规定的评标方法和评标标准进行评标,履行评委职责、对评审意见及结果承担责任,决定学院招标工作中相关事项。

4.对评标过程和公示前的评标结果以及投标单位的商业秘密保密。

5.招标委员会主任审定公开招标而因特殊情况无法实施公开招标项目的采购方式。

6.审定与招标项目有关的其他事宜。

(三)评标组职责

评标、议标、定标。

(四)监督组职责

1.负责对招标的程序进行跟踪,确保程序的合法性、有效性, 保证评标过程的公平、公正。

2.监督审查违犯法纪、法规的招标结果,并对相关责任人提出处理意见上报学院。

3.监督并参与评标、议标、定标。

第六条  招标委员会下设招标(采购)办公室(以下简称招标办),为学院招标委员会的常设办事机构,组织实施学院招标工作。主要职责如下:        

(一)拟订学院有关招标(采购)工作的规章制度、工作流程。    

(二)审核招标项目立项申请,提出招标方式。对立项后可以预见无法公开招标的特殊项目,提出采购方式的建议,上报招标委员会(招标委员会主任)签署意见。

(三)负责编制招标文件、发布招标信息、接收投标文件、组织开标,将招标结果告知投标人。招标文件正式发布后将相关招标材料提供给招标委员会。

(四)负责定标后复核合同终稿中招标确定的内容。

(五)负责招标项目有关文件资料的整理和立卷归档。

(六)负责根据招标工作情况和合同履约情况建立投标供应商信用档案。

(七)配合招标评委会处理投标人提出的质疑及投诉。

(八)其他招标工作的有关事宜。

第七条  使用或承办部门职责如下

(一)负责申请招标项目立项:

1.部门申请采购时,填写请购单;预算外的项目,需增加理事长对资金的审核;其中预算30万元以上的项目,需持《三重一大备案表》的回复文件,到纪检负责人处备案。

2.提供详细技术参数,禁止填写某一特定品牌或特定型号的参数。对于没有代理权限或通用性技术参数项目,可提供规格、型号(如计算机、投影采购)。

3.提供供货周期、维修响应时间、保质期、包装、运输、企业资质等要求。

4.提供付款方式、履约保证金退还方式。

货物类的履约保证金原则上是使用或承办部门验收合格后退还,工程、服务类的履约保证金按照工程进度情况分阶段返还,特殊情况由使用或承办部门在请购单中标记清楚。

5.提供质量保证具体范围,如有相关行业标准按相关标准执行。

6.提供潜在投标人信息。

(二)标底由使用或承办部门负责测算,密封后交评标委员会。

1.对标底负有保密责任。

2.标底作为评标的依据,原则上不得高于预算。

3.货物、工程、服务项目预算100万以上的标底应由有资质的专业机构编制。

(三)负责起草合同主要条款,报主管(分管)副院长或部门一把手审核。将审核合格后签字并盖公章的合同样稿提供给资产管理处招标办写入招标文件。

(四)指派人员负责接待投标商进行现场踏勘。

(五)委派代表作为评委参与评标、议标、定标的过程。

(六)负责招标技术释疑。

(七)委派技术人员参与对投标人的资格审查或实地考察。

(八)定标后根据招标所确定的价格、优惠条件等内容确定合同终稿。

(九)代表学院与中标单位签订合同,并跟踪供货情况,合同送财务处、资产管理处各一份备案。

(十)联合招标项目,由所占份额比例大的部门起草合同条款,其他部门审核无异议后将合同主要条款提供给资产管理处招标办。由所占份额比例大的部门主管(分管)副院长或部门一把手担当评委会主任并代表学院与中标单位签订合同。

(十一)负责工程、货物、服务项目的实施、管理与验收,出具招标项目验收无质量问题或无故障的确认手续,按合同规定向学院提请付款。

(十二)负责与中标单位沟通,督促中标单位执行合同,在中标单位未按照合同执行的情况下,将按照合同违约条款执行或按照本办法第十八条执行。

第三章  招标方式

第八条  学院的工程、货物、服务项目的招标,采用公开招标、竞争性谈判、指定采购、询价采购等方式(采购流程图见附6)。

第九条  招标采购方式由招标委员会按以下原则确定:

(一)采用公开招标的方式如下:

工程、货物和服务采购额度超过100万元(含100万元)的重大项目或绝大多数一般项目。        

(二)采用竞争性谈判的方式如下:

1.招标信息公布后,在规定的时间内仅两家供应商投标的,且在形成有效竞争的情况下,或者重新招标仍未能成立。

2.招标过程所需时间不能满足项目使用单位急需。

(三)采取指定采购的方式如下:

1.需经院长审批的项目:

1)使用或承办部门和资产管理处招标办共同认定只能从指定供应商处采购。

2)发生了不可预见的紧急情况,不能从其他供应商处采购。

2.需经招标委员会主任审批的项目:

1)为保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同金额百分之十的。

2)预先已声明需对原有采购项目进行后续扩充的。

(四)采取询价采购的方式如下:

应公开招标的项目,因供应商不能到现场投标的,经招标委员会主任审核通过,可采用询价方式采购。

(五)重新组织招标采购的方式如下:

投标单位仅1家或无企业投标,应重新组织招标。特殊情况无法重新招标的项目,工程、货物和服务采购项目,预算50万元以下(含50万元)的由招标委员会主任决定采购方式;工程、货物和服务采购项目预算50万元以上的由招标委员会主任,上报主管院级领导决定采购方式;同一招标项目中划分不同标段时也适用。

第四章  招标采购程序

第十条  招标的程序

(一)立项及递交请购资料

1.使用或承办部门至少在开标前20天将《请购单》附件一和其他必需资料(标底、合同样稿等)一同交资产管理处招标办。未提前立项导致影响使用的由使用或承办部门自行承担责任。

2.工程、货物、服务招标采购项目预算金额达30万元以上,由使用或承办部门负责上报学院审批,并将报备材料送交市纪委审批,市纪委回函原件交学院,复印件交资产管理处招标办,联合招标采购项目由资产管理处招标办负责上报学院审批,并将报备材料送交市纪委审批。

对于手续不全、未提前立项的项目资产管理处招标办有权拒绝立项。特殊情况由院长审批。

(二)资产管理处招标办负责发布招标公告,主要内容包括以下:

1.招标人的名称和地址。

2.招标项目的名称、数量。

3.对投标人的资格要求。

4.获取招标文件的办法、地点和时间。

5.招标公告必须在校园网上至少公告10天。

(三)资产管理处招标办负责编制招标文件,主要内容包括如下:

1.投标人须知。

2.招标项目综合说明,包括项目名称、数量、技术要求及供货量清单、工程量清单、服务清单和报价方式等。

3.招标方式、投标、开标、评标、定标等活动的日程安排。

4.投标文件的编制要求及评标、定标原则。

5.提交投标文件的方式、地点和截止时间。

6.对投标人资格审查标准和需提交的有关证明文件。一般包括:

1)营业执照正副本原件,正常年检且年检章清晰。

2)法定代表人证明

3)法人授权委托书,当投标代表不是法人时提供。

4)企业资质证书原件

5)主要业绩

6)使用或承办部门的特别要求或资产管理处招标办认为应当提供的其他文件。

7.质量保证方式。

8.投标保证金的数额。

9.合同主要条款,交货时间及方式、总价款及付款方式、违约责任、其他。

10.其他需要说明的事项和相关要求。

(四)发标

1.发布标书。

2.投标保证金:货物、服务类、工程类项目,投标保证金均按预算2%左右收取,且不低于1000元。转帐收取,特殊情况经资产管理处批准可收取现金。

3.经招标委员会主任批准暂未收取投标保证金的项目,中标后需缴纳履约保证金,否则使用或承办部门有权不予签订正式合同。

4.禁止在发出招标文件后,修改标的物及技术参数。

标的物的技术参数必须澄清或修改时,请购部门填写《技术参数澄清变更表》附件7,在投标截止时间3日前,送交资产管理处招标办公室,资产管理处招标办通知所有潜在投标人,澄清或修改的内容为招标文件的组成部分。

(五)考察

1.根据招标项目的要求和具体的报名情况,由招标委员会决定是否进行考察,考察人员由招标委员会主任指定人员组成考察组。选择符合条件的投标人并对投标人进行现场考察,考察内容包括投标人厂址、生产供货能力、售后服务能力及信誉情况等。考察可以在投标截止后、开标前进行,也可以在开标后、确定中标人之前进行。考察组应写出考察报告递交招标委员会,作为定标参考与意见。

(六)开标

公开招标、询价采购投标单位均不少于3家,且投标单位之间应当不存在利害关系或串标可能。

在评标过程中有下列情形之一的,招标委员会可以宣布暂缓评标或予废标。情况核实后视情况决定是否继续评标或重新招标:

1.符合专业条件的供应商或对招标文件作实质响应的供应商不足三家。

2.未交投标保证金的。

3.未按照招标文件规定要求密封、签署、盖章的。

4.投标文件实质上没有响应招标文件要求的。

5.所有投标报价均超出有效报价允许的浮动范围,或投标单位报价明显高于市场价格。

6.投标单位有串标、陪标等弄虚作假行为足以影响招标活动公正性、合理性行为。

7.出现影响采购公正的违法、违规行为的。

废标后,资产管理处招标办应将废标理由通知所有投标人。

(七)竞标、议标

根据投标情况选用现场竞标、竞争性谈判、议标,如采用现场竞标方式,竞标前应公布评标、定标原则和办法。投标人以填表报价的方式进行竞标,原则上三轮竞标,前两轮报价后公布当前最低价,第三轮不公布价格。

(八)评标、定标

1.评标按定性和定量相结合的原则。招标委员会要严格按照招标文件的各项条款内容进行评审,在评标结果意见不统一的情况下,定标以评分、署名投票等方式择优确定中标单位。

2.招标委员会认为所有投标均不符合采购要求或所有报价均超过了标底而无法支付时,可宣布项目流标。

3.对每年采购、市场上供应商较多、具备竞争条件的项目,同一企业最多可连续中标两年,以避免市场垄断。特殊情况,由招标委员会主任出具情况说明报院长审定。

(九)签订合同

1.定标后,资产管理处招标办组织中标人签署中标承诺书(代中标通知书),并将中标结果通知所有未中标的投标人。如因中标企业原因未按要求签订合同,招标委员会可另选其他企业,原中标企业的投标保证金不退,作为违约金赔偿给学院。

2.签订合同前应缴纳履约保证金,履约保证金一般为中标金额的10%。中标企业不履行合同义务或出现问题拒不整改的,根据合同或实际情况从履约保证金扣除并解除合同。履约保证金不足以弥补损失的,按有关法律法规追究其法律责任。

3.未中标企业的保证金在学院与中标企业签订中标承诺书后7日内全额返还。

(十)项目验收

重大项目(指工程项目500万以上、货物或服务项目100万以上)由招标委员会组织人员验收,一般项目由使用或承办部门验收,验收时依据合同和招标文件的有关条款,严格控制质量。

(十一)保证金退换方式

1.退还投标保证金时,需经项目主持人及资产管理处副处长签批退还。

2.退还履约保证金时:

(1)货物类项目经资产管理处副处长依据部门领导签字确认的发票或验收单签批退还。

(2)工程、服务类项目经部门一把手、资产管理处副处长签批退还。

 3.退还质量保证金(尾款)时:

(1)货物类项目经资产管理处副处长依据各部门反馈的标的物无质量问题同意支付尾款的证明材料签批退还。

(2)工程、服务类项目经部门一把手签批退还。

每月5日资产管理处招标办将本月到期支付尾款的项目明细下发至各部门(资产管理员群、部门一把手群),限期5日内通过QQ、微信等文字形式反馈,作为支付尾款的凭证。

(十二)建立供应商信用档案

 资产管理处招标办负责将招标项目的有关文件资料整理并立卷归档,建立供应商信息及信用档案。

(十三)合同执行

合同执行过程中因供应商原因违约,经沟通圆满解决的,该供应商可以继续参加学院招标;合同执行过程中因供应商原因违约、拒不履行合同的列入黑名单,永不允许参加学院招标。合同执行过程中因供应商原因违约,尚在协调、解决过程中的,暂不允许参加学院招标。

(十四)追加采购

 1.在招标项目签订合同一年内,有使用或承办部门提出采购相同的货物、服务或工程,在市场价格没有发生显著变化的前提下,可以按照已经完成的招标项目价格追加采购,追加采购金额不超过原合同的20%(特殊情况除外)。

 2.追加采购由使用或承办部门提出申请,经资产管理处审核后,与采购企业签订《追加采购单》附2,提交给财务处。

第五章  招标其他的规定

第十一条  资产管理处招标办根据学院财务处提供的预算明细和请购部门提交的请购单,制作招标采购计划,确保招标工作的顺利开展。

第十二条  学院招标(采购)工作严格实行回避制度。在招标投标工作中,工作人员及相关人员与供应商或投标人有利害关系的,必须回避,不能担任招标委员会成员。

第十三条  资产管理处招标办要指定专门工作人员对开标、竞标、评标、定标过程进行记录,重大或特殊项目可全程录像或录音记录。定标后,招标委员会成员在会签单等工作记录上签名。会签单、采购合同均报送财务处一份。

第十四条  在履行合同过程中,中标人、使用或承办部门均不得擅自调整或变更(在合同规定范围内的除外),更不得与中标单位另行订立背离合同实质性内容的协议。

(一)货物和服务招标项目因特殊情况确需调整或变更时,由使用或承办部门上报原招标委员会集体研究决定。重大的变更上报学院院务工作委员会审批。

(二)工程项目因特殊情况需调整或变更时(如结构变更、设计变更),由使用或承办部门上报主管(分管)副院长审批。重大的变更上报院长审批。

第十六条  参与招标活动的工作人员要从学院利益出发,力求节约,反对浪费,以对学院利益高度负责的精神,高效、廉洁履行职责。应积极引入有竞争实力和守信的投标人,保证投标活动形成有效竞争和良性运行机制。

第十七条  招标委员会成员应按时参加招标会议。如因故不能参加招标会议,应向招标委员会主任请假,并由本人在最终会签单等工作记录上签名。招标委员会主任在开标当日因故不能出席招标会时,报请主管院级领导定夺评委会主任,无合适人选时应推迟。

第十八条 校办企业拟参与学院招标项目的,需按照招标要求程序参与,不用缴纳投标保证金。校办企业参与投标的,在同等条件下优先考虑。对有资质要求的招标项目,校办企业应符合要求,特殊情况由院长批准。

第十九条  任何单位和个人不得违法限制或者排斥符合资质的投标人参加投标,不得以任何方式非法干涉招标活动。

第二十条 招标项目当事人不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。

第二十一条  必须保密的事项如下:

1.项目标底。

2.在开标前评标委员会成员名单。

3.评标的过程。

第二十二条  任何单位和个人对学院招标活动中的违法、违规行为,有权检举和投诉。

第二十三条  参与招投标采购活动的工作人员滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊者,学院将依法依规追究其责任;构成犯罪的,移送司法机关追究其刑事责任。

第二十四条  招投标过程中发生的各项争议,视具体情节,由招标委员会出具处理建议,上报学院院长审核。

第七章  罚则

第二十五条  将纳入招标采购范围的项目化整为零或者以其他方式规避招标的,对责任部门处以应招标金额10%且不低于2000元的罚款。

第二十六条  询价采购手续不全且无正当理由的,对责任部门处以采购金额20%且不低于600元的罚款。

第二十七条  应招标而未招标的,对责任部门处以应招标金额20%且不低于4000元的罚款。

第八章  附

第二十八条 本考核办法解释权归资产管理处,自2018年5月1日起施行。

 


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